Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Loimi-Hämeen Jätehuolto Oy (LHJ)
Y-tunnus: 1027700-3
Kiimassuontie 127, 30420 Forssa
Puh. (03) 424 2600 (vaihde)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Palvelupäällikkö Anne Sjöberg, anne.sjoberg@lhj.fi, 050 567 5815
Tietosuojavastaava: Rainer Andersson, rainer.andersson@lhj.fi, 050 405 9243
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Loimi-Hämeen Jätehuolto Oy (Myöhemmin tässä asiakirjassa, Yhtiö) hoitaa jätelain velvoittamia kuntien järjestämisvastuulle kuuluvia jätehuollon palveluja. Käsittelyperusteena on jätelaki sekä asiakaskohtaiset sopimukset.
Jätehuollon asiakasrekisteriin merkitään jätehuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen sekä laskutukseen liittyvät tarpeelliset tiedot. Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, asiakaspalvelutilanteissa, sekä jätehuollon tiedotus ja neuvonta tilanteissa.
Rekisterin tietoja käytetään Yhtiön omissa rekistereissä, jotta asiakaskohtainen viestintä ja palvelut olisivat mahdollisimman oikean sisältöistä eri tarpeissa ja tilanteissa.
Yhtiö käyttää tuotetussa palvelussa, markkinoinnissa, mainonnassa ja asiakassuhteen ylläpidossa kumppaneita. Jotta kumppani voi toimia sovitusti ja yhteistyössä, asiakastietoja siirretään tämän kumppanin tietojärjestelmiin ja palvelimille, jotta asiakkaalle voidaan tuottaa sovittuja palveluja. Kaikissa tilanteissa toimitaan siten, että henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietojen käsittelystä tehdään kumppanin tai toimittajan kanssa erilliset sopimukset.
Tietoja käytetään henkilökohtaisemman ja tarkemmin kohdennetun sisällön toteuttamiseksi eri sähköisissä palveluissa asiakaskokemuksen parantamiseksi. Tietoja voidaan käyttää yrityksen ja palvelualueiden toiminnan kehittämiseen sekä tilastointiin ja raportointiin.
Oikeutetun edun peruste
Asiakas ja asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja käsitellään edellä kuvatun tarkoituksen mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn etujen mukaisesti ja tietojen käsittely vaikuttaa positiivisesti asiakkaan palvelujen tuottamiseen ja asiakaskokemukseen kaikissa tilanteissa.
Asiakas on voinut toimittaa itseään tai palveluja koskevaa tietoa, jonka katsoo tarpeelliseksi asiakuuden hoitamiseksi. Näitä tietoja tallennetaan, ylläpidetään ja poistetaan rekisteristä asiakkaan pyynnöstä.
Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu Yhtiön edellyttämä sidosryhmien perehdytys, koulutus, sopimukset, nykyaikaiset ja ajantasaiset toimintatavat sekä työkalut, jotta henkilötietojen tietosuojasta ja tietoturvasta huolehditaan hyvin.
Suostumus
Asiakas voi antaa asiakasrekisteriä koskevan suostumuksen, käsitellä asiakkaan tietoja useammassa käyttötarkoituksessa jätehuollon palveluja tuotettaessa. Asiakas voi rekisteröityä sähköiseen palveluun ja rekisteröinnin yhteydessä asiakasta koskevia tietoja tuodaan sähköiseen palveluympäristöön vain asiakkaan suostumuksella. Tiedot mahdollistavat palvelun käytön ja palveluiden kohdistamisen asiakkaaseen. Asiakas voi sallia tai perua suostumukset eri tiedoista tai käyttötavoista.
Kyseessä olevat henkilötietoryhmät
Henkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus
Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja: Kiinteistön osoite, rakennustunnus, pysyvä rakennustunnus, kiinteistön käyttötarkoitus, käytössäolokoodi, jätehuollon järjestämismuoto, asiakas-/sopimusnumero, tiedot asiakkaan palveluista ja niihin liittyvät muutokset ja huomautukset, mahdolliset viranomaispäätökset, laskutus- ja maksutiedot sekä niiden historia ja niihin liittyvät muistiinpanot, perintään liittyvät tiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot.
Mahdolliset muut asiakkaan itsensä antamat lisätiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan ilmoittamat tiedot, kaupungin/kunnan toimittamat tiedot, väestötietojärjestelmän tiedot (Digi- ja väestötietovirasto), viranomaispäätökset jätehuoltoviranomaiselta tai kaupungin/kunnan viranomaiselta, Maanmittauslaitoksen kiinteistötietopalvelun tiedot (Kiinteistötietojärjestelmä).
Rekisterin suojauksen periaatteet, manuaalinen aineisto
Manuaalinen arkistoitava tai säilytettävä aineisto säilytetään Yhtiössä lukitussa kaapissa, tilassa tai arkistossa ja aineistoa käsitellään tarvittaessa. Arkistomateriaalia saa käsitellä vain sellaiset työntekijät, joilla on voimassa oleva henkilötietojen ja tietojärjestelmien salassapitosopimus ja sitoumus käsittelijälle. Arkistomateriaalia saa käsitellä vain tarvittaessa ja sen hetkiseen työtehtävään liittyen. Arkistomateriaali hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Manuaalisesta aineistosta voidaan ottaa kopio tai sähköinen kuva, joka hävitetään asianmukaisesti kohtuullisen ajan kuluttua tai, kun aineistoa ei enää tarvita.
Manuaalinen aineisto muodostuu asiakaspalvelutilanteissa, tulosteina ja muistioina. Tämä aineisto on yksittäiselle asiakaspalvelutilanteelle välttämätöntä ja se hävitetään asianmukaisesti kohtuullisen ajan kuluttua tai, kun aineistoa ei enää tarvita. Jos asiakaspalvelutilanteessa aineisto katsotaan tarpeelliseksi arkistoida manuaalisesti, se tehdään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet, sähköinen aineisto
Sähköinen asiakastieto on tallennettu Yhtiössä eri toimintojen järjestelmiin. Asiakastiedon omistava järjestelmä jakaa tarvittavan asiakastiedon nykyaikaisten ja turvallisten ohjelmistorajapintojen kautta muihin järjestelmiin, jotka käyttävät tiedon omistavan järjestelmän ajantasaista asiakastietoa. Tilanteissa missä tiedon siirtämien ei sähköisesti järjestelmästä toiseen ole mahdollista, se tehdään manuaalisesti siirtäen tai kirjoittaen käyttäjän toimesta.
Ohjelmistoja ja näissä olevia asiakastietoja saavat käsitellä vain sellaiset työntekijät, joilla on voimassa oleva henkilötietojen ja tietojärjestelmien salassapitosopimus ja sitoumus käsittelijälle. Jokaisella työntekijällä on henkilökohtaiset tunnukset sekä salasanat ja personoidut käyttäjäoikeudet tehtävien mukaisesti.
Kaikki käytössä olevat järjestelmät ja ohjelmistot on suojattu palveluntarjoajan valvonnalla, ohjelmistoilla sekä fyysisillä tietoturvaratkaisuilla. Tämän lisäksi Yhtiön omassa käytössä olevat työasemat, päätelaitteet ja mobiililaitteet on suojattu nykyaikaisilla turvaratkaisuilla, ohjelmistoilla, pääsynhallinnalla ja monivaiheisella tunnistautumisella.
Evästeet sähköisessä asioinnissa
Verkkosivuilla vieraillessasi ja sähköisen asioinnin yhteydessä verkkosivuillamme www.lhj.fi ja www.lhjgroup.fi sivusto tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja, jotka eivät vahingoita päätelaitetta tai siellä olevia tietoja. Evästeet, joita käytämme, ovat ensisijaisesti teknisiä. Nämä evästeet mahdollistavat verkkosivujen ja palveluiden toimivuuden, jotta sivujen käyttökokemus olisi mahdollisimman hyvä. Evästeet parantavat myös sähköistä asiointia ja lomakkeiden täyttämistä tai ilmoitusten tekemistä.
Evästeiden avulla kerätään seuraavia tietoja: Vierailijan IP-osoite, ajankohta, selatut sivut ja sivujen katseluajat, vierailijan selain
Evästeiden avulla kerättyä tietoa voimme hyödyntää kohdennetussa viestinnässä sekä markkinoinnissa. Näillä evästeillä ei tunnisteta sivustolla vierailevaa henkilöä, mutta niillä kohdistetaan käyttäjältä saatua tai käyttäjän mahdollisesti syöttämää tietoa, esimerkiksi täytetystä lomakkeesta.
Sinulla on oikeus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimen asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen sekä tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston, palvelun tai lomakkeen toiminnallisuuteen.
Sinulla on oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietojasi uutiskirjeissä ja viestinnässä, jotka koskevat tilattua uutiskirjeviestintää. Saapuneen sähköpostin yhteydessä tarjoamme viestin lopussa uutiskirjeen peruuttamismahdollisuuden tai voit ilmoittaa asiasta suoraan asiakaspalveluun sähköpostilla info@lhjgroup.fi tai soittamalla numeroon 0440 242 700.
Automaattinen käsittely ja profilointi
Asiakasta ja asiakkaan tietoja ei käsitellä automaattisesti tai suoriteta profilointia henkilötietojen perusteella.
Tietojen siirto
Yhtiö ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n alueen ulkopuolelle.
Asiakkaalla ja rekisteröidyllä on oikeus Yhtiön tietojärjestelmistä hänelle luovutettua tietoa siirtää muihin järjestelmiin niiltä osin, kun tieto on hänelle merkityksellistä ja tieto voidaan lain ja asetusten mukaisesti hänelle turvallisesti luovuttaa.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, allekirjoitettuna tietosuojavastaavalle. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä oleva, tiedon käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tehdään allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä Yhtiön asiakaspalvelupisteessä tai tietosuojavastaavalle, jonka yhteydessä henkilöllisyys on todistettava virallisella voimassa olevalla kuvallisella henkilökortilla tai passilla.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen tehdään mahdollisimman pian. Jos korjaamista ei tehdä on, Yhtiön ilmoitettava kirjallisesti syyt miksi korjausta ei tehdä. Tarvittaessa asianomainen voi antaa tämän tiedon tietosuojavaltuutetulle ja pyytää ratkaisua asiaan tietosuojavaltuutetun toimistolta.
Oikeus rajoittaa, vastustaa tai pyytää tietojen poistamista
Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää tietojen rajoittamista, poistamista tai tiedon käsittelyn rajoittamista, tilanteissa, joissa tiedot ovat virheelliset. Rekisterissä oleva voi vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla unohdetuksi. Pyyntö tulee toimittaa kirjallisesti suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, allekirjoitettuna tietosuojavastaavalle.
Rekisterissä oleva voi pyytää tietonsa poistettavaksi, jos hänellä ei ole enää tarvetta jätehuollon järjestämiseen Yhtiön toiminta-alueella (esimerkiksi ei omista enää kiinteistöä tai ei ole vuokrasuhteessa rakennukseen). Tietojen mahdolliseen poistamiseen voivat vaikuttaa lait ja asetukset. Kirjanpitolain mukainen laskujen säilytysaika ja mahdolliset perintätoimenpiteet.
Tarpeettomat tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Whistleblowing ilmoituskanava
Loimi-Hämeen Jätehuolto Oy ja sen tytäryhtiöt käyttävät Whistleblowing ilmoituskanavaa. Whistleblowing-ilmoitusmenettelyä koskevan tietosuojaselosteen löydät täältä.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos Rekisterissä oleva kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on hänellä oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
puh. 029 56 66700